离职

当员工离职时，需要制定一份 离职计划 <employees/offboarding>，确保完成归还设备、撤销业务系统访问、填写 HR 表单、进行离职面谈等必要步骤。不同公司可能会针对特定部门或业务单元配置多个离职计划，要求和步骤与主离职计划不同。

除了离职计划外，还必须 更新员工记录以反映其离职 <employees/archive>，记录离职原因，关闭与该员工相关的所有未完成活动，并 向其提供重要文档 <employees/send-link>。

在开始离职流程前，建议检查 员工 应用默认预配置的离职计划。要查看当前默认计划，进入 Employees app --> Configuration --> Activity Plan，点击 Offboarding 即可查看离职计划表单的详细内容。

默认的 Offboarding 计划非常简洁，仅包含两个默认步骤（若安装 Fleet 应用则为三步）。所有步骤都是 To-Do 类型的活动，计划启动当天即安排（0 days Before Plan Date）。

  • 组织团队内部的知识转移：经理必须确保员工的岗位知识已记录或与同事共享，避免出现知识空缺。
  • 归还车队：车队经理确保员工使用的车辆已解除分配（可供其他员工使用）或已指派给下一位司机。此步骤仅在安装 Fleet 应用时出现。
  • 归还 HR 材料：经理必须获取 HR 部门所需的所有文件和材料。建议事先与 HR 部门确认该步骤所需的全部内容。

默认离职计划设计得很简约，以便根据公司的具体离职需求进行修改。不同公司有不同的要求，因此需要在离职计划中添加必要的步骤。

  • 若离职计划是通用的，直接在默认离职计划上增删步骤；
  • 若仅针对某一部门，则应为该部门创建专属的离职计划。

修改默认计划的步骤：

  1. 前往 Employees app --> Configuration --> Activity Plan，点击 Offboarding。
  2. 点击任意步骤，会弹出 Open: Activities 窗口，进行所需修改后点击 Save 保存并关闭窗口。
  3. 若要添加新步骤，点击 Activities To Create 选项卡底部的 Add a line，弹出空白的 Create Activities 窗口，填写信息后：
    • 若不再添加其他步骤，点击 Save & Close；
    • 若仍需继续添加，点击 Save & New。

配置完所有所需步骤后，即可完成离职计划的定制。

某些公司需要为特定部门制定专属离职计划。创建新离职计划的步骤如下：

  1. 前往 Employees app --> Configuration --> Activity Plan，点击左上角的 New，打开空白计划表单。

  2. 填写表单信息：

    • Plan Name：计划的具体名称；
    • Model：该字段固定为 Employees 应用，无法修改；
    • Department：若留空（默认），计划对所有部门可用；若选择部门，则仅对该部门生效。

  3. 在 Activities To Create 选项卡底部点击 Add a line，弹出 Create Activities 窗口，填写以下信息：

    • Activity Type：从下拉菜单选择活动类型，默认有 Email、Call、Meeting、To-Do、Upload Document；若安装 Sign 应用，还可选 Request Signature。
    • Summary：为该步骤填写简短描述。
    • Assignment：从下拉菜单选择执行该活动的人员，默认选项有 Ask at launch、Default user、Coach、Manager、Employee；若安装 Fleet，还有 Fleet Manager。

    :::: note ::: title 注意 :::

    Assignment 的选择是相对于员工而言的。若选择 Coach，则指派员工的教练执行该活动；若选择 Default user，会出现 Assigned to 字段，可指定固定的执行人。 ::::

    • Interval：配置该行的截止日期。第一个字段填写数字，后两个下拉框分别选择时间单位（days、weeks、months）和相对计划日期的前后（Before Plan Date 或 After Plan Date）。

完成 Create Activities 表单后，若不再添加步骤，点击 Save & Close；若仍需继续添加，点击 Save & New。

::: example 一家公司专注于课后艺术培训，针对现场教师和办公室职员分别制定了两套离职计划。教师离职计划适用于 Art Program Teachers 部门，包含艺术材料归档、学生反馈表提交、门禁卡和钥匙归还等专属任务。

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在员工提交离职通知（通常为两周）或公司决定终止雇佣关系后，即可启动离职计划。操作步骤：

  1. 进入 Employees app，打开离职员工的个人资料；
  2. 点击 Launch Plan 按钮，弹出空白的 Launch Plan 窗口；
  3. 在 Plan 下拉框中选择所需的离职计划；
  4. 在 Plan Date 中选择计划日期（通常为员工提交离职通知的当天，也可自行设定）；
  5. 右侧窗口会显示所选计划的所有步骤，按 Assignment 分组；
  6. 设置完 Plan 与 Plan Date 后，点击 Schedule，系统会依据各步骤的截止日期自动安排活动，所有已排程的活动会出现在员工个人资料的聊天记录中。

在 Odoo 中，员工离职后必须 归档，此操作应在员工完成全部离职流程后进行。归档步骤：

  1. 前往 Employees app，找到离职员工并打开其卡片；
  2. 在员工表单左上角点击 fa-gear（齿轮）图标，弹出下拉菜单，选择 oi-archive Archive；
  3. 在弹出的 Employee Termination 窗口中填写以下字段：
    • Departure Reason（离职原因）：从下拉框选择，常见选项包括 Fired（被解雇）、Resigned（主动辞职）、Resigned: Retired（退休）、Became Freelance（转为自由职业）以及 Mutual Agreement（双方协商）；
    • Contract End Date：使用日历选择合同结束日期；
    • Detailed Reason：简要说明离职原因；
    • Close Activities：勾选需要关闭或删除的活动类型，建议全部勾选，包括 Appraisals、Contract、Company Car、Equipment 等；
    • HR Info：勾选 Send Access Link，系统会向员工个人邮箱发送包含所有 HR 文件的下载链接；
    • Private Email：若勾选了 HR Info，系统会自动填入员工档案中已有的私人邮箱；若无，则手动输入。

填写完成后点击 Apply，系统会将员工记录归档、发送 HR 文档下载链接（若选择），并在表单右上角显示红色 Archived 横幅，聊天记录中会记录 Departure Date 与 Departure Reason。

:::: note ::: title 注意 :::

如果在发送 HR 文档链接时出现 Invalid Operation 弹窗，提示：

Employee's related user and private email must be set to use "Send Access Link" function: (Employee Name)

请先关闭弹窗，取消勾选 Send Access Link，确保员工档案中已填写私人邮箱和关联用户后再重新尝试。

::::

若在首次归档时未发送访问链接，可在员工已归档后随时发送：

  1. 在 Employees 仪表盘的搜索栏左侧点击 fa-caret-down（下拉箭头），在弹出菜单中选择 Archived 过滤器；
  2. 只显示已归档的员工，点击目标员工打开其表单；
  3. 在表单左上角点击 fa-gear（齿轮）图标，选择 Send HR Documents Access Link；
  4. 系统会在聊天记录中记录链接已发送。