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Odoo Sign 文档签署指南：步骤、自动填充与签名设置

[DESCRIPTION]
本文详细介绍了使用 Odoo Sign 签署单个或批量文档的完整流程，包括准备好的签名字段、自动填充、签名设置、未准备 PDF 的签署方法以及在 Documents 应用中启用签署选项的步骤。

[KEYWORDS]
Odoo Sign, 文档签署, 自动填充, 签名, PDF, 文件夹签署, 电子签名, 初始化签名, 证书

[TRANSLATED_CONTENT]

签署文档

根据不同情况，您可能需要签署：

  • 单个文档或 多个文档的信封
    <sign/prepare-document/create-envelope>，该文档由您或他人 使用 Odoo Sign 进行电子签名的准备 <sign/sign-document/signature-request>；或
  • 一个或多个 .pdf 文档，这些文档 未经过电子签名准备 <sign/sign-document/pdf-document>，由发送方提供

使用 Odoo Sign 准备的文档 {#sign/sign-document/signature-request}

使用 Odoo Sign 准备的文档包含一系列字段，用于指示签署人必须填写的信息。

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::: title
注意
:::

背景色有颜色的字段为必填，带点线框且背景为白色的字段为可选。已 自动填充 <sign/sign-document/auto-complete> 并设为只读的字段拥有实线框和白色背景；这些字段在打开文档时即被填充。

::: example
在下面的示例中，姓名 和 签名 字段为必填，职位 字段为可选。电子邮件 字段已自动填充并设为只读。


:::
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要签署使用 Odoo Sign 准备的文档：

  1. 点击每个字段输入所需信息，或点击 “点击开始” 箭头按照顺序浏览字段，点击指示的字段输入信息后使用方向箭头在文档中前进。

    :::: note
    ::: title
    注意
    :::

    • 设置为自动填充但 未 只读的字段，在点击或通过导航箭头到达时会被填充；这些字段仍可编辑。
    • 完成 首字母 或 签名 字段时，您可能需要 定义首字母/签名的视觉表现 <sign/sign-document/initials-signature>。
      ::::

  2. 当所有必填字段填写完毕后，点击文档底部的 “验证并发送已完成文档”。

    如果有 多个文档 <sign/prepare-document/create-envelope> 需要签署，点击文档底部的 “下一步”，为后续文档填写信息。所有文档签署完毕后，再次点击 “验证并发送已完成文档”。

签署完文档后：

  • 若还有其他签署人未完成签署，系统会提示，您可点击 “下一签署人”。
  • 若您是唯一或最后一位签署人，可直接 下载 文档。
  • 若您是内部用户，系统会列出其他待您签署的文档，您可以 签署 或 查看。

当文档或文档信封被全部签署（即所有签署人均已签署）后，已签署的文档以及 完成证书 <sign/security/certificate-of-completion> 将通过电子邮件发送给签署人及发送方指定的其他方。

自动填充字段 {#sign/sign-document/auto-complete}

在 Odoo Sign 中，某些字段类型可以 使用签署人信息（如姓名或电子邮件） 自动填充 <sign/fields/auto-fill>，这些信息存储在发送方的 Odoo 数据库中。

根据配置，这些字段可以设为只读，也可以在自动填充后仍允许编辑。

定义首字母和签名 {#sign/sign-document/initials-signature}

如果您是：

  • 内部用户：首次使用 Odoo Sign 完成 首字母 或 签名 字段时，需要 定义首字母/签名的显示方式。此后，系统会保存您的首字母/签名，以便后续使用。
  • 外部用户：首次在使用 Odoo Sign 准备的文档或文档信封中完成此类字段时，也需要定义其显示方式。

定义首字母/签名的步骤：

  1. 在 “采用您的签名” 窗口中，输入您的全名。

  2. 选择以下方式之一：

    • 使用 自动生成 的首字母/签名，并从 字体 下拉框中选择所需字体；
    • 绘制 您自己的首字母/签名（使用鼠标）；
    • 加载 您的首字母/签名图片文件。

    :::: tip
    ::: title
    提示
    :::

    内部用户可以选择保留或关闭包含 签署人哈希 <sign/security/hash>（即操作的唯一数字签名）的安全 框架。
    ::::

  3. 点击 “全部签署” 将首字母/签名添加到当前文档中的所有实例，或点击 “签署” 只在当前实例中添加。

如果同一文档信封中有多份文档需要签署，已定义的首字母/签名可直接通过点击相应字段添加。

签署未准备的 .pdf 文档 {#sign/sign-document/pdf-document}

当您需要签署一份 未经过电子签名准备的 .pdf 文档 时，通常需要在文档上添加姓名、日期和签名。根据文档的共享方式，您可以在 Odoo 中电子签署：

  • 通过 Sign 应用
  • 通过记录的 聊天窗口（chatter）
  • 通过 Documents 应用

:::: tip
::: title
提示
:::

要在 Documents 应用中签署文档，请确保该文件所在文件夹已 启用 Sign 操作 <sign/sign-document/enable-sign-option>。
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在 Odoo 中签署文档的步骤：

  1. 打开文档：

    • Sign 应用：进入 Sign → 文档 → 我的文档 或 → 所有文档，点击 “上传 PDF”，选择相应的 .pdf 文件，然后点击 “打开”。
    • 记录的聊天窗口或 Documents 应用：点击 .pdf 文档打开，然后在右上角点击 “签署”。

  2. 为文档 添加相应字段 <sign/prepare-document/add-fields>，然后点击 “立即签署”。

  3. 在 “新建签名请求” 窗口中，确保您已被选为签署人。可选操作：

    • 若需在每页文档上添加 完成证书 的引用，勾选 “在每页添加证书”。
    • 若希望在文档全部签署后通知一个或多个方，在 “抄送”（CC）字段中填写相应联系人或邮箱。

  4. 点击 “立即签署”。

    :::: tip
    ::: title
    提示
    :::

    当签署的文档仅包含 自动填充字段 <sign/fields/auto-fill>（如姓名、邮箱等）时，直接点击 “下载” 即可获得已完整签署的文档，无需手动填写字段。
    ::::

  5. 完成并签署文档 <sign/sign-document/signature-request>。

已签署的文档及完成证书将通过电子邮件发送给您以及 CC 中的联系人。若需立即下载已签署文档，点击 “下载”。

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::: title
注意
:::

  • 签署后，系统会显示其他待您签署的文档列表，您可继续 签署 或 查看。
  • 若在记录的聊天窗口中签署，已签署的文档及相关完成证书会自动添加到聊天记录中。
    ::::

在 Documents 中启用 Sign 选项 {#sign/sign-document/enable-sign-option}

为 Documents 应用 中的 文件夹或子文件夹 启用 Sign 选项，可让该文件夹内的任何文档在不离开 Documents 应用的情况下直接签署。

:::: note
::: title
注意
:::

如果您通过 文件夹的电子邮件别名（如 salescontracts@yourcompany.com）直接接收文档，此功能尤为便利。
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启用步骤：

  1. 在 Documents 应用中打开目标文件夹或子文件夹，点击文件夹名称旁的 “操作”（fa‑cog）图标。
  2. 选择 “操作于所选 → Sign”（fa‑caret‑right Sign）。

[SUMMARY]

  • 签署文档
    • 使用 Odoo Sign 准备的文档
      • 字段特性（必填、可选、只读）
      • 签署步骤（点击字段或顺序导航 → 验证并发送）
      • 自动填充字段（可读可编辑）
      • 定义首字母与签名（内部/外部用户）
    • 未准备的 PDF 文档
      • 签署方式（Sign 应用、聊天窗口、Documents 应用）
      • 操作步骤（打开 → 添加字段 → 新建签名请求 → 立即签署）
    • 在 Documents 中启用 Sign 选项
      • 启用意义与场景
      • 启用步骤（文件夹操作 → Sign）
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