文档

Odoo 文档 让您能够在 Odoo 中存储、查看和管理文件。

文件夹和文档按左侧树形结构的章节组织。可用的章节包括：

  • All：显示用户有权限访问的所有文件夹和文件。
  • fa-building Company：包含公司范围共享的文件夹和文件。访问权限由文件夹和文件的 访问权限 <documents/access-rights> 决定。
  • fa-hdd-o My Drive：用户个人的工作区，用于组织和访问自己拥有或上传的文件和文件夹。
  • fa-users Shared with me：包含已共享给用户但不在其可访问的父文件夹中的文件。
  • fa-clock-o Recent：显示用户有权限查看或编辑的最近修改的文件。
  • fa-trash Trash：存放 已删除的文件和文件夹 <documents/deletion-delay>。

点击树形结构中的章节即可查看其内容。选择文件夹后可 打开、管理 <documents/folders> 并访问其文件。

点击文件即可打开并 执行可用操作 <documents/documents>。关闭文件可按 Esc 键或点击 fa-remove（关闭）图标。也可以拖拽文件或文件夹，将其移动到其他文件夹或章节。

:::: tip ::: title 提示 :::

  • 使用 搜索栏 <search/values> 可快速查找特定项目。
  • 聊天记录 <discuss/chatter> 跟踪文件夹和文件的变更，并支持与内部用户和外部联系人的沟通。打开 详细信息面板 <documents/details-panel> 可查看。 ::::

::: seealso 签名文档 <sign> :::

默认情况下，移入回收站的项目会保留 30 天后才会永久删除。若需调整此延迟，请前往 文档 --> 配置 --> 设置，编辑 删除延迟（天） 字段。

文件中心化可自动将特定应用的所有文件组织到专属文件夹中。安装每个应用时默认启用。若要关闭文件中心化、修改默认文件夹或配置要添加的标签，请前往 文档 --> 配置 --> 设置，在 文件中心化 部分编辑相应设置。

:::: tip ::: title 提示 :::

  • 会计 文档的文件中心化无法关闭。系统会为每种日记类型（如 销售、采购、银行 等）自动创建子文件夹，并将日记名称作为标签添加到每个文档。点击 日记 可编辑同步的日记列表并定义对应的文件夹和标签。
  • 对于 人力资源 文件，系统会为每位员工自动创建子文件夹，并根据文档类型（如 合同、工资单 等）添加相应标签。您也可以通过输入以逗号分隔的文件夹名称，自动创建更多 员工子文件夹。 ::::

:::: note ::: title 注意 :::

  • 更改文件夹或标签仅影响新文件，已有文件保持不变。
  • 当某个应用启用了文件中心化，删除该应用中的记录会将其附件移动到文档应用的回收站。 ::::

您可以在 fa-building Company 或 fa-hdd-o My Drive 区域组织文件。

创建文件夹：在树形结构中选择目标区域，点击 新建，选择 文件夹。弹窗中填写文件夹 名称 并点击 保存。若要创建子文件夹，先选中父文件夹，再执行相同步骤。

:::: note ::: title 注意 :::

某些文件夹和子文件夹会根据 文件中心化设置 <documents/file-centralization> 自动创建。 ::::

管理文件夹或子文件夹：选中后点击树上方的 fa-cog（操作）图标，菜单中提供以下选项：

  • fa-download 下载：将文件夹及其内容打包为 .zip 下载。

  • fa-pencil-square-o 重命名：修改文件夹名称。

  • fa-share-alt 共享：共享文件夹并管理访问权限 <documents/access-rights>。

  • fa-star-o 加星：将文件夹标记为收藏，便于快速访问。此设置仅对当前用户生效。可使用 收藏过滤 <search/favorites> 快速定位。

  • fa-info-circle 信息 & 标签：查看文件夹 详细信息 <documents/details-panel> 与聊天记录。

  • fa-trash 移至回收站：将文件夹及其内容移动到 回收站 <documents/deletion-delay>。

  • fa-cog 选择操作：为文件夹内文件定义服务器操作（按钮）。点击 添加自定义操作 可 创建新操作 <reference/actions/server>。

  • fa-cog 自动化：创建 自动化规则 </applications/studio/automated_actions>。

    :::: important ::: title 重要 :::

    设置自动化规则需激活 /applications/studio，可能影响您的 定价计划。 :::

  • AI Auto-sort：使用 Odoo AI 自动整理文件夹中的文件，并根据 AI 提示触发相应操作。此功能需安装 Odoo AI 应用。

:::: tip ::: title 提示 :::

切换到列表视图可：

  • 同时管理多个文件夹。
  • fa-upload 导出 或 oi-view-list 插入到电子表格 一个或多个文件夹。
  • 快速执行 共享、下载、重命名 等操作。将鼠标悬停在文件夹行上，点击行尾对应的图标即可。 ::::

上传文件：在树形结构中选中目标文件夹，点击 新建，选择 上传。

:::: tip ::: title 提示 :::

  • 在 Odoo Online 数据库中，单个上传文件大小不得超过 64 MB。
  • 也可以将本地文件拖拽到文档应用中的目标文件夹。 ::::

要在文件夹中添加指向 URL（如视频）的链接，点击 新建，选择 链接，填写 URL、名称 并选择目标 文件夹。

创建电子表格：点击 新建，选择 电子表格。

::: seealso 电子表格文档 <spreadsheet> :::

打开文件后，顶部工具栏提供多个按钮：

  • fa-cog 操作 菜单（包含以下选项）
  • 共享：共享文件并管理访问权限 <documents/access-rights>
  • 下载
  • 以及文件夹中定义的其他按钮 <documents/folders>

fa-cog 操作 菜单具体选项：

  • fa-files-o 复制：创建文件副本。弹窗中选择或创建目标文件夹，点击 复制到 <目标文件夹名称>。
  • fa-trash 移至回收站：将文件移动到 回收站 <documents/deletion-delay>。
  • fa-pencil-square-o 重命名
  • fa-info-circle 信息 & 标签：查看文件 详细信息 <documents/details-panel> 与聊天记录。
  • fa-sign-in 移动：将文件移动到其他文件夹。弹窗中选择或创建目标文件夹，点击 移动到 <目标文件夹名称>。
  • fa-external-link-square 创建快捷方式：快捷方式是指向文件的指针，可在多个文件夹中访问而不复制文件本身。弹窗中选择或创建目标文件夹，点击 在 <目标文件夹名称> 中创建快捷方式。
  • fa-history 管理版本：按上传顺序查看所有版本，可下载指定版本或上传新版本。
  • fa-lock 锁定：保护文件不被修改。
  • fa-link 复制链接：复制文件 URL 以便共享，访问受文件 访问权限 <documents/access-rights> 控制。
  • fa-scissors 分割 PDF：分割 PDF 文件 <documents/pdfs>。

:::: tip ::: title 提示 :::

  • 可使用文件夹专属的 邮件别名 <documents/email-aliases> 自动将发送至该别名的邮件保存到对应文件夹。

  • 切换到列表视图可：

    • 同时管理多个文件。
    • fa-upload 导出 或 oi-view-list 插入到电子表格 一个或多个文件。
    • 快速执行 共享、下载、重命名 等操作。将鼠标悬停在文件行上，点击行尾对应的图标即可。 ::::

分割 PDF：打开 PDF，点击 fa-cog 操作 按钮，选择 fa-scissors 分割 PDF。在页面之间点击 剪刀 图标可删除已设的分割点，完成后点击 分割。

合并 PDF：

  1. 进入包含待合并文件的文件夹。
  2. 按住 Ctrl 并点击需要合并的文件。
  3. 点击 fa-cog 操作 按钮，选择 fa-scissors 合并 PDF。
  4. 如有需要，点击 添加文件 从本地浏览并选择 PDF。
  5. 在文件之间点击 剪刀 图标以确定顺序。
  6. 点击 分割 完成合并。

:::: note ::: title 注意 :::

原始 PDF 将被合并后的版本取代。 ::::

:::: tip ::: title 提示 :::

  • 按 Shift + S 可一次性添加或移除所有页面间的分割点。
  • 若要删除特定页面，选中该页后点击 删除。 ::::

可以向用户发送文件请求，提醒其上传指定文件。操作步骤：

  1. 点击 新建，选择 请求。
  2. 输入 文档名称，在 请求对象 中选择对应人员。
  3. 如有需要，可设置 截止日期、编辑目标 文件夹、添加 标签，并填写 消息。
  4. 点击 请求。

系统将在目标文件夹中创建一个占位符，待文件上传后点击占位符即可完成。

:::: tip ::: title 提示 :::

也可在 已排程活动列表 <activities/all> 中发起文件请求。 ::::

在文档应用的活动视图中，可在 请求文档 列查看所有请求记录，点击日期查看详情。随后可以：

  • 使用 fa-upload（上传）按钮上传文件；
  • 使用 fa-pencil（编辑）按钮修改活动；
  • 使用 fa-remove（取消）按钮撤销活动；
  • 发送提醒邮件。点击 预览 查看邮件内容后，点击 立即发送。

要一次性为所有请求发送提醒邮件，点击 请求文档 列的 fa-ellipsis-v（更多）图标，选择 文档请求：提醒。

选中文件夹或文件后，点击 fa-cog（文件夹）或 fa-cog 操作（文件）按钮，选择 fa-info-circle 信息 & 标签 即可打开详细信息面板。

:::: tip ::: title 提示 :::

对于文件夹，还可以直接点击右上角视图图标旁的 fa-info-circle（信息 & 标签）按钮。 ::::

详细信息面板功能：

  • 更改文件所属文件夹或文件夹名称。
  • 查看文件/文件夹的大小、文件夹内项目数量。
  • 更改所有者或联系人。默认情况下，创建者为所有者并拥有完整访问权限。可在下拉框中选择其他用户作为所有者。联系人仅拥有 查看者 权限，可用于如供应商等外部人员。
  • 访问 聊天记录 </applications/essentials/activities>。

关闭面板：点击右上角的 fa-remove（关闭）按钮。

:::: note ::: title 注意 :::

若要在用户个人资料中查看文件，必须将该用户设为联系人并至少拥有 查看者 访问权限。 :::

使用邮件别名可自动将发送至该别名的邮件保存到指定文件夹。设置步骤：

  1. 确保在 通用设置 中已配置 自定义别名域 <email-inbound-custom-domain>。
  2. 选中目标文件夹。
  3. 点击右上角视图图标旁的 fa-info-circle（信息 & 标签）。
  4. 在详细信息面板中填写期望的邮件别名。
  5. 可选：指定 活动类型 与负责人，以便在收到邮件时自动创建相应 活动 </applications/essentials/activities>。
  6. 可选：选择 标签 <documents/tags>，自动应用到通过别名创建的文件。

:::: note ::: title 注意 :::

没有附件的邮件会被转换为文件，邮件主题将作为文件名。 ::::

::: seealso /applications/general/email_communication/email_servers_inbound :::

标签用于对文件进行分类，便于搜索和过滤。设置步骤：

  1. 前往 文档 --> 配置 --> 标签，点击 新建。
  2. 输入 标签名称、选择 颜色，可选填写 提示信息（鼠标悬停时显示）。

给文件添加标签：打开文件，点击 fa-cog 操作，选择 fa-info-circle 信息 & 标签，在详细信息面板的 标签 下拉框中选择或添加标签（占位符为 添加标签）。

:::: note ::: title 注意 :::

别名标签 <documents/email-aliases> 也可用于自动为通过别名创建的文件添加标签。 ::::

在 关联至 下拉框中选择相应模型（占位符为 无关联模型），再选择具体记录，即可将文件关联到该记录。

:::: note ::: title 注意 :::

如果为某个应用启用了 文件中心化 <documents/file-centralization>，上传附件时系统会自动在文件的 关联至 字段填入