日记账

日记账条目记录在不同的 日记账 中，以维护公司财务交易的有序记录。Odoo 使用六种不同类型的日记账来组织会计记录：

  • Bank <accounting/journals/bank>（银行）
  • Cash <accounting/journals/cash>（现金）
  • Credit Card <accounting/journals/credit>（信用卡）
  • Sales <accounting/journals/sales>（销售）
  • Purchase <accounting/journals/purchase>（采购）
  • Miscellaneous <accounting/journals/misc>（杂项）

:::: note ::: title 注意 :::

同一种类型可以拥有多个日记账，例如两个独立的银行日记账分别对应不同的银行账户，或两个独立的销售日记账用于区分 B2B（企业对企业） 与 B2C（企业对客户） 收入。 ::::

会计仪表盘 上的每张卡片代表一个日记账。要编辑日记账的配置，点击日记账卡片上的 fa-ellipsis-v（垂直省略号），然后点击 Configuration（配置）。也可以进入 Accounting → Configuration → Journals 选择并编辑已有日记账或创建新日记账。

不同日记账类型的字段略有差异，但以下字段在所有日记账类型中保持一致：

  • Short Code（简称）: 每个日记账必须拥有唯一的代码（1 到 5 个字符）。简称用作该日记账所有分录的前缀。
  • Currency（币种）: 如有需要，可设置该日记账的币种。对于银行和现金日记账，这也是该日记账 transactions <../bank/transactions>（交易）的币种。该字段仅在启用 multiple currencies <multi_currency>（多币种）时可见。

Advanced Settings（高级设置）选项卡包含更多技术选项：

  • Allowed accounts（允许的科目）: 限制在此日记账中可使用的科目，留空则允许所有科目。
  • Email Alias（邮件别名）: 设置电子邮件地址，可通过发送 PDF 至该地址自动生成日记账分录，常用于创建 customer invoices and vendor bills <accounting/bill-digitization/email-alias>（客户发票和供应商账单）。
  • Secure Posted Entries with Hash（使用哈希保护已过账分录）: 限制此日记账分录的可更改性，以符合部分国家税务机关的要求。

:::: warning ::: title 警告 :::

Secure Posted Entries with Hash 选项一旦日记账产生已过账分录后便无法移除。 ::::

:::: note ::: title 注意 :::

  • 银行和现金日记账不具备 Secure Posted Entries with Hash 或 Email Alias 字段。
  • 若未配置 alias domain <email-inbound-custom-domain>（别名域），则会显示 fa-arrow-right Configure Alias Domain（配置别名域）的链接，取代 Email Alias 字段。 ::::

银行、现金和信用卡日记账共享以下特性：

  • Suspense Account（暂记科目）: 此日记账的 ../bank/transactions（交易）在暂记科目下过账，待对账后会被实际对应的科目取代。任何时刻，暂记科目在总账中的余额即为未对账交易的余额。

    :::: note ::: title 注意 :::

    当银行交易对账后，日记账分录会将银行暂记科目替换为对账科目。该科目通常为：

    • outstanding receipts or payments account <accounting/journals/outstanding-accounts>（挂账收付款科目），如果对账对象是已登记的付款；
    • 或应收/应付科目，如果直接对账发票或账单。 :::

  • Dedicated Payment Sequence（专用付款序列）: 勾选此项后，付款和交易使用独立的序列。

    :::: note ::: title 注意 :::

    勾选 Dedicated Payment Sequence 后，使用 outstanding account <accounting/journals/outstanding-accounts> 的付款其参考号会在日记账简称前加 P，否则参考号以 PAY 开头。 :::

Incoming Payments（收款）和 Outgoing Payments（付款）选项卡列出了该日记账的 payment methods <accounting/payments/payment-methods>（付款方式），不同日记账类型提供的付款方式不同。如有需要，可在付款方式上设置 outstanding accounts <accounting/journals/outstanding-accounts>。

::: seealso

默认情况下，Odoo 的付款不会生成日记账分录，但可通过在 bank <accounting/journals/bank> 与 cash <accounting/journals/cash> 日记账上使用 挂账科目 来实现。

  • 挂账收款科目：收款在此科目下过账，直至与银行进账交易关联。
  • 挂账付款科目：付款在此科目下过账，直至与银行出账交易关联。

这些科目通常属于 type <chart-of-account/type>（科目类型）中的 Current Assets（流动资产）和 Current Liabilities（流动负债）。

在 Odoo 中登记的付款会先记入挂账收款/付款科目，待对账后才转入实际科目。任意时刻，总账中挂账收款科目的余额即为未对账的已登记收款金额，挂账付款科目余额即为未对账的已登记付款金额。

在 Accounting → Configuration → Journals 中选择或新建银行/现金日记账。进入 Incoming Payments 与 Outgoing Payments 选项卡，为需要生成分录的付款方式设置 Outstanding Receipts accounts（挂账收款科目）和 Outstanding Payments accounts（挂账付款科目）。

:::: note ::: title 注意 :::

  • 若将日记账的主银行账户设为挂账收款或挂账付款科目，则付款登记后对应的发票/账单状态会直接变为 Paid（已付款）。
  • 若某付款方式的挂账收款或挂账付款科目留空，使用该方式登记付款将不会生成任何日记账分录。 ::::

银行日记账用于记录与 bank transactions <../bank/transactions>（银行交易）以及进出 payments <../payments>（付款）相关的分录。以下字段为银行日记账专有：

  • Bank Account（银行账户）: 此 Bank and Cash（银行与现金）类型科目为该银行日记账的默认账户。
  • Account Number（账号）: 用于登记付款，且在生成 SEPA <../payments/pay_sepa> 或 NACHA <l10n_us/nacha> 出账文件时必填。点击 oi-arrow-right（内部链接）按钮编辑账号信息。
  • Bank（银行名称）: 用于登记付款，同样在生成出账文件时必填。点击 oi-arrow-right 按钮编辑银行信息。
  • Bank Feeds（银行对账方式）: 定义创建银行 transactions <../bank/transactions> 的方式，可选 Manual（手动）或 Online Synchronization <../bank/bank_synchronization>（在线同步）。
  • Split Transactions（拆分交易）: 用于拆分 CODA 文件中的集合付款。

银行日记账支持多种付款方式，并可配置生成 SEPA、NACHA 等出账文件。

现金日记账用于记录现金 transactions <../bank/transactions>（交易）。以下字段为现金日记账专有：

  • Cash Account（现金科目）: 此 Bank and Cash 类型科目为该现金日记账的默认账户。
  • Profit Account（利润科目）: Income（收入）或 Other Income（其他收入）类型科目，用于记录现金收银机结余大于预期时的利润。
  • Loss Account（亏损科目）: Expenses（费用）类型科目，用于记录现金收银机结余小于预期时的亏损。

现金日记账仅支持手动付款方式。

信用卡日记账用于记录信用卡相关的分录。以下字段为信用卡日记账专有：

  • Journal Account（日记账科目）: 此 Credit Card（信用卡）类型科目为该信用卡日记账的默认账户。
  • Bank Feeds（对账方式）: 定义创建信用卡交易的方式，可选手动或 Online Synchronization <../bank/bank_synchronization>（在线同步）。

信用卡日记账仅支持手动付款方式。

销售日记账（也称收入日记账）用于记录 customer invoices <../customer_invoices>（客户发票）相关的分录。以下字段为客户发票日记账专有：

  • Default Income Account（默认收入科目）: 本日记账的发票默认使用此 Income（收入）或 Other Income（其他收入）科目，除非在产品类别、产品或发票行上另行指定。
  • Dedicated Credit Note Sequence（专用贷项单序列）: 勾选后，贷项单的参考号使用单独序列，并在日记账简称前添加 [R]。
  • Dedicated Debit Note Sequence（专用借项单序列）: 勾选后，借项单的参考号使用单独序列，并在日记账简称前添加 [D]。

销售日记账在 Advanced Settings（高级设置）选项卡中还有以下字段，用于设置客户发票上默认的付款备注格式：

  • Communication Type（备注类型）: 选择付款备注使用发票编号或客户编号。
  • Communication Standard（备注标准）: 选择实际向客户传达的付款备注格式。

采购日记账用于记录 vendor bills <../vendor_bills>（供应商账单）相关的分录。以下字段为采购日记账专有：

  • Default Expense Account（默认费用科目）: 本日记账的供应商账单默认使用此 Expense（费用）科目，除非在产品类别、产品或费用行上另行指定。
  • Private Part Account（私有部分科目）: 用于登记混合费用中私有部分的科目。
  • Dedicated Credit Note Sequence（专用贷项单序列）: 勾选后，贷项单参考号使用单独序列，并在日记账简称前添加 [R]。
  • Dedicated Debit Note Sequence（专用借项单序列）: 勾选后，借项单参考号使用单独序列，并在日记账简称前添加 [D]。

杂项日记账用于记录不属于其他日记账类型的分录，如税务结账分录等。

::: seealso