Odoo Sign 签名请求与模板使用完整指南

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请求签名

通过 Odoo Sign 应用或直接从 Odoo 记录，你可以：

  • 请求 一个或多个签署人在
    一次性文档或多个一次性文档的信封 <sign/request-signatures/one-off> 上签名
  • 使用模板 <sign/request-signatures/templates> 来请求一个或多个签署人在经常使用的文档上签名

当文档或
文档信封 <sign/prepare-document/create-envelope> 已经全部签署完成，即所有签署人都完成签名后，已签文档以及 完成证书 <sign/security/certificate-of-completion> 会通过电子邮件发送给请求者，以及在签名请求 配置 <sign/configure-signature-request> 时在 CC 中添加的任何联系人。

一次性文档 {#sign/request-signatures/one-off}

从 Sign 应用 {#sign/request-signatures/one-off-app}

在 Sign 应用中请求一次性文档或 文档信封 <sign/prepare-document/create-envelope> 的签名：

  1. 前往 Sign --> Documents --> My Documents 或 --> All Documents，点击 Upload PDF，然后选择并打开相应的 [.pdf] 文档。如果文档需要从 Documents <../documents> 应用导入，点击视图名称旁的 fa-cog (Actions) 图标，然后选择 Import from Documents。

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    小贴士
    :::

    如果你正在创建包含已保存在 Documents 应用中的文档的文档信封，请在 添加后续文档 <sign/prepare-document/create-envelope> 之前 先 导入该文档。
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    :::

  2. 准备文档以供签名 <sign/prepare-document>，添加相关字段；如有需要，可添加额外的签署人和/或文档。

  3. 点击 Send。

  4. 完成 New Signature Request <sign/configure-signature-request> 窗口中的相关字段。

  5. 如果你是：

    • 签署人且已准备好直接签署文档，点击 Sign Now，随后 完成并签署文档 <sign/sign-document/signature-request>。
    • 非签署人或已定义签署顺序，需要在其他签署人之后签署，点击 Send。

从 Odoo 记录 {#sign/request-signatures/one-off-record}

在 Odoo 记录中请求一次性文档或 文档信封 <sign/prepare-document/create-envelope> 的签名：

  1. 打开相应记录，点击左上角的 fa-cog (Actions) 图标，然后点击 fa-file-text Request Signature。

  2. 在 New Signature Request 窗口，点击 Upload PDF，选择相应的 [.pdf] 文档，然后点击 Open。

  3. 准备文档以供签名 <sign/prepare-document>，添加相关字段；如有需要，可添加额外的签署人和/或文档。

  4. 点击 Send。

  5. 完成 New Signature Request <sign/configure-signature-request> 窗口中的相关字段。

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    注意
    :::

    从 Odoo 记录发送签名请求时，相关客户（或相应方）会自动被添加为签署人。
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    :::

  6. 如果你是：

    • 签署人且已准备好直接签署文档，点击 Sign Now，随后 完成并签署文档 <sign/sign-document/signature-request>。
    • 非签署人或已定义签署顺序，需要在其他签署人之后签署，点击 Send。

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注意
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一旦文档或 文档信封 <sign/prepare-document/create-envelope> 完全签署后，已签文档及完成证书也会被添加到记录的 chatter 中。
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模板 {#sign/request-signatures/templates}

当同一份文档或 多个文档的信封 <sign/prepare-document/create-envelope> 需要经常使用时，创建并使用模板可以节省时间并简化工作流。模板的准备方式与一次性文档相同，需添加必要的字段、签署人、文档以及标签。

创建模板 {#sign/templates/create}

  1. 前往 Sign --> Templates。

  2. 点击 Upload PDF，选择并打开相应的 [.pdf] 文档。如果文档需要从 Documents <../documents> 应用导入，点击视图名称旁的 fa-cog (Actions) 图标，然后选择 Import from Documents。

    :::: tip
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    小贴士
    :::

    如果需要上传多个文档，即创建 文档信封 <sign/prepare-document/create-envelope>，且其中一个文档已保存在 Documents 应用，请在 添加后续文档 <sign/prepare-document/create-envelope> 之前 先 导入该文档。
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    :::

创建模板后，你可以 编辑它 <sign/templates/edit>。

编辑模板 {#sign/templates/edit}

在模板尚未被用于发送签名请求前，随时可以编辑。

编辑方式：

  • 前往 Sign --> Templates，点击相应模板打开。
  • 或在卡片上悬停，点击右上角的 fa-ellipsis-v (vertical ellipsis) 图标，然后选择 Edit。

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注意
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打开已被用于发送签名请求的模板时，模板处于 可视化模式。此时点击 fa-pencil Edit Template 会创建模板的副本，副本可供编辑。

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编辑模板时：

  • 准备文档以供签名 <sign/prepare-document>，添加或编辑字段，并视需要添加或删除签署人和/或文档。

  • 可选：为特定签署人定义或编辑设置 <sign/prepare-document/signer-settings>，如要求额外身份验证、允许签署人委托签名或指定固定签署人。

  • 可选：通过点击模板名称旁的 fa-cog (cog) 图标，然后点击 fa-cog Configuration，定义或编辑模板的一般设置：

    • 模板名称：默认使用上传的文档名称，若为 文档信封，则使用第一个上传文档的名称。可自行编辑。

    • 标签：添加 tags <sign/configuration/tags> 为模板分类。

    • 模型：选择与模板关联的 Odoo model <../../studio/models_modules_apps>，以限制只能从该模型的记录发起签名请求。留空则在任何模型中可用。

    • 重定向链接：添加签署后跳转的 URL，例如感谢页面或公司主页。

    • 文档文件夹：指定已签文档在 Documents <documents/folders> 应用中的保存文件夹。

    • 文档标签：指定已签文档在 Documents 应用中应添加的标签。

    • 授权用户：指定哪些用户有权查看和使用此模板。

    • 有效期：设置模板默认的签名请求有效天数；若不希望过期，填写 [0]。

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      注意
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      在 配置签名请求 <sign/configure-signature-request> 时，签名请求的有效期仍可随时修改。
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    • 通信：在 Communication 标签页中填写默认的邮件正文，发送前仍可编辑。

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      小贴士
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      输入 [/] 可打开 powerbox <essentials/html_editor/commands>，使用命令插入标题、列表、文档、图片等。
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    • 若在 主 Sign 设置 <sign/configuration/settings> 中启用了 Manage template access，还可配置：

      • 授权组：指定哪些用户组的成员可查看和使用此模板。
      • 负责人：默认是创建模板的用户，可更改。

使用模板 {#sign/templates/use}

在发起签名请求时，可从 Sign 应用 或 Odoo 记录 使用模板。

从 Sign 应用 {#sign/templates/use-sign-app}

使用模板发送签名请求有两种方式：

  • 通过直接邮件 发送给一个或多个特定签署人；
  • 通过共享链接（仅当文档或信封只有 一个签署人 时），适用于需要多人签署个人副本的单签文件（如保密协议）。

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注意
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每次使用模板通过直接邮件发送签名请求，或每次通过链接签署文档，Odoo Sign 中都会创建一个新文档，并显示在 Sign --> All Documents 中。
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从 Sign 应用向特定签署人发送签名请求的步骤：

  1. 前往 Sign --> Templates 查看所有模板。

  2. 在看板或列表视图中，点击相应模板所在行的 Send；或在看板视图中打开模板后点击 Send。

  3. 在 New Signature Request 窗口填写相关字段。

  4. 如果你是：

    • 签署人且已准备好直接签署，点击 Sign Now，随后 完成并签署文档 <sign/sign-document/signature-request>。
    • 非签署人或已定义签署顺序，需要在其他签署人之后签署，点击 Send。

复制模板文档或文档信封的链接：

  1. 前往 Sign --> Templates。
  2. 在看板或列表视图中，点击相应模板所在行的 Share；或打开模板后点击 Share。
  3. 如需设置链接失效日期，可更新 Valid Until；若不失效则留空。
  4. 点击 fa-clone 将链接复制到剪贴板。

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小贴士
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  • 链接共享后，模板卡片的看板视图会出现 Shared 标签。
  • 若要停止共享，点击模板所在行的 Share 再选择 Stop sharing，或在卡片右上角的 fa-ellipsis-v 中选择 Stop sharing。
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从 Odoo 记录 {#sign/templates/use-odoo-record}

从 Odoo 记录使用模板发送签名请求：

  1. 打开相应记录，点击左上角的 fa-cog (Actions) 图标，然后点击 fa-file-text Request Signature。
  2. 在 New Signature Request 窗口的下拉框中选择相应 Template。
  3. 填写 New Signature Request 窗口中的相关字段。
  4. 同上，根据身份选择 Sign Now 或 Send。

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注意
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  • 可选择当前 Odoo model <../../studio/models_modules_apps> 关联的模板，也可选择未关联模型的模板。
  • 从 Odoo 记录发送请求时，相关客户（或相应方）会自动被加入为签署人。
  • 文档或 文档信封 <sign/prepare-document/create-envelope> 完全签署后，已签文档及完成证书也会被添加到记录的 chatter 中。
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管理模板 {#sign/templates/manage}

前往 Sign --> Templates 管理模板。默认以看板视图展示，卡片水平排列。

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小贴士
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  • 移除 My Favorites 筛选即可查看数据库中的全部模板。
  • 左侧面板可通过 tag <sign/configuration/tags> 对模板进行过滤。点击 oi-panel-right 图标可打开/关闭面板。
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每个模板显示的信息包括：

  • 模板名称
  • 创建的月份和年份
  • 负责人 用户的头像（默认是创建者，可在模板配置中更改）
  • 已分配的标签
  • 使用该模板创建且 进行中 的文档数量
  • 使用该模板创建且 已签署 的文档数量

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小贴士
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  • 你自己创建的模板会自动标记为收藏，便于快速访问。若想收藏他人创建的模板，点击模板名称前的 fa-star。
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将鼠标悬停在模板卡片上会出现右上角的 fa-ellipsis-v，点击后可：

  • 编辑模板 <sign/templates/edit>（仅在未被用于发送签名请求时可直接编辑；已使用的模板会创建副本后再编辑）。
  • 复制模板，复制后可编辑。
  • 归档模板，用于暂时不需要的模板。
  • 为卡片左侧添加颜色条，以便视觉区分。

准备文档签名 {#sign/prepare-document}

准备任意文档签名时，为每位签署人添加相关字段 <sign/prepare-document/add-fields>。

还可以：

  • 添加额外文档 <sign/prepare-document/create-envelope>
  • 配置并添加签署人 <sign/prepare-document/signers>
  • 添加标签 <sign/prepare-document/add-tags>

向文档添加字段 {#sign/prepare-document/add-fields}

从左侧面板拖拽字段到文档合适位置即可。

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注意
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默认提供多种字段。若有需要，可 编辑或创建额外字段 <sign/fields/create-edit-fields>。
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以下 字段类型 <sign/fields/field-types> 在添加到文档时需进行额外配置：

  • Initial：在多页文档中添加此字段时，会弹出提示是否将字段添加至所有页面或仅当前页面。
  • Radio：默认添加两个单选按钮，选项至少两项。点击任意单选按钮，在 Options 中使用 fa-caret-up（增加）或 fa-caret-down（减少）图标增减选项。每个单选按钮可独立拖拽定位。
  • Selection：在 Options 文本框中每行输入一个选项，回车确认。删除时直接删除对应文本。
  • Strikethrough：用于让签署人拒绝特定短语，将字段拖至相应文本上方。该字段 不设为必填，以便签署人自行决定是否拒绝。

添加字段后，可进行以下操作：

  • 重新定位：将鼠标悬停在字段上直至出现 fa-hand-paper-o (hand) 图标，点击并拖动至目标位置。

  • 调整大小：将鼠标悬停在字段底部、右侧或右下角，会出现缩放箭头，拖动即可改变宽高或对角线同时缩放。

  • 修改属性：点击字段打开编辑面板，完成后点击 Save。可修改的属性视 字段类型 而定，包括：

    • 占位符 文本（签署人开始
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