[TITLE]
Odoo 中向客户重新开具费用发票的完整指南

[DESCRIPTION]
本文详细介绍了在 Odoo 环境下，如何将员工因项目产生的个人费用重新开具给客户，包括安装费用模块、在销售订单中添加费用、填写费用表单、审批流程以及最终生成并发送客户发票的完整步骤，帮助企业实现费用快速核销与客户费用转嫁。

[KEYWORDS]
Odoo,费用报销,重新开票,销售订单,财务,费用类别,审批流程,发票,客户,项目管理

向客户重新开具费用发票

在为客户开展项目时，员工经常需要自行垫付与项目相关的各种费用。

例如，员工在为客户提供现场服务时，可能需要自行支付酒店费用。作为公司，这类费用应当重新开具给客户。使用 Odoo，这类费用可以快速重新开具给关联项目的客户。

要能够为费用重新开具给客户，必须先安装 费用（Expenses） 应用。

安装 费用 应用的步骤：在 Odoo 主仪表盘 --> 应用（Apps），找到 费用 应用块，点击 安装（Install）。点击后，Odoo 会安装该应用、刷新页面并返回主仪表盘。

首先，需要在 销售（Sales） 应用中确认一个销售订单，以便在其上添加可重新开具的费用。也可以从零创建一个新订单：进入 销售应用 --> 新建（New），打开空白报价单。

  • 在 客户（Customer） 字段填写客户信息。
  • 在 订单行（Order Lines） 选项卡点击 添加产品（Add a product），从下拉菜单选择产品。
  • 点击 确认（Confirm） 完成订单确认。

{.align-center}

确认销售订单后，即可创建费用记录。

进入 费用 应用：Odoo 主仪表盘 --> 费用（Expenses）。在费用仪表盘点击 新建（New），打开空白费用表单。

{.align-center}

在费用表单中：

  • 在 描述（Description） 中填写便于识别的费用说明。
  • 在 类别（Category） 字段选择以下任意一种：
    • Communication：与项目/订单相关的通信费用。
    • Others：不属于其他类别的费用。
    • Meals：与项目/订单相关的餐饮费用。
    • Gifts：与项目/订单相关的礼品费用。
    • Mileage：与项目/订单相关的里程（油费）费用。
    • Travel & Accommodation：与项目/订单相关的差旅及住宿费用。

::: tip
提示
在费用表单中点击 类别（Category） 字段的下拉菜单，选择 查看全部（View All），再点击 新建（New），即可创建新的费用类别。
:::

本示例工作流中，将为一次简短的酒店住宿重新开具费用，使用的类别为 [TRANS & ACC] Travel & Accommodation。

::: note
注意
本示例需要同时启用 销售（Sales）、会计（Accounting） 与 费用（Expenses） 应用，以便查看/修改工作流中涉及的所有字段。
:::

在 类别（Category） 下面的 总计（Total） 字段中填写费用金额。

  • 如费用已含税，可在 已含税（Included taxes） 中选择预设税率，Odoo 会自动根据 总计 计算税额。
  • 在 员工（Employee） 字段选择费用的实际承担人。
  • 在 支付方式（Paid By） 中选择 Employee (to reimburse)（员工报销）或 Company（公司支付）。本例中员工自行支付酒店费用，故选择 Employee (to reimburse)。

表单右侧提供 账单参考（Bill Reference）、自动填充的 费用日期（Expense Date） 与 科目（Account）。

::: note
注意
如有需要，可自行修改 费用日期（Expense Date） 与 科目（Account）。
:::

在 重新开票给客户（Customer to Reinvoice） 字段点击空白处，弹出下拉菜单，选择应关联的销售订单。此字段 必须 填写，才能将费用重新开具给客户。

  • 分析分配（Analytic Distribution） 与 公司（Company） 为可选字段，非必填。
  • 表单底部的 备注（Notes...） 区域可填写与费用相关的补充说明。

{.align-center}

表单顶部提供三个按钮：附加凭证（Attach Receipt）、创建报表（Create Report） 与 拆分费用（Split Expense）。

  • 若有纸质或电子凭证，点击 附加凭证。
  • 若需将费用拆分（如与其他员工分摊、不同税率等），点击 拆分费用。
  • 若无需上述操作，直接点击 创建报表 锁定费用报表。

点击后会出现 费用报表摘要（Expense Report Summary）。

{.align-center}

确认费用细节后，点击 提交给经理（Submit to Manager），将费用报表发送给审批经理。

经理审阅后，如无问题，点击出现的 批准（Approve） 按钮（仅在经理视图中显示）。

{.align-center}

批准后，报表顶部按钮会切换为：过账日记账（Post Journal Entries）、在下个工资单中报告（Report in Next Payslip）、拒绝（Refuse）、重置为草稿（Reset to Draft）。

点击 过账日记账（Post Journal Entries），按钮消失，费用标签页中的 分析分配（Analytic Distribution） 列会填入最初在 重新开票给客户 字段中选择的销售订单。

::: important
重要
默认情况下，[TRANS & ACC] Travel & Accommodation、[COMM] Communication、[FOOD] Meals 与 [MIL] Mileage 这几类费用的 重新开票给客户 字段是启用的。并非所有默认费用类别都已激活重新开票策略，可能需要手动开启。
:::

如需手动激活：进入 费用应用 --> 配置（Configuration） --> 费用类别（Expenses Categories），在列表中查看 重新开票费用（Re-Invoice Expenses） 列的勾选情况。

{.align-center}

点击对应类别的右箭头进入编辑页面，在 开票（Invoicing） 部分的 重新开票费用（Re-Invoice Expenses） 字段选择 成本价（At cost） 或 销售价（Sales price）。

{.align-center}

完成上述设置后，返回销售订单以完成费用的重新开票。

进入 Odoo 主仪表盘 --> 销售应用（Sales），打开需要重新开票的销售订单。

在销售订单的 订单行（Order Lines） 选项卡中，可看到新配置的费用已列出，已交付（Delivered） 列已勾选，准备开票。

{.align-center}

确认费用细节后，点击订单顶部的 创建发票（Create Invoice），弹出 创建发票（Create invoices） 窗口。

保持 创建发票（Create Invoice） 字段默认的 常规发票（Regular invoice） 选项，点击 创建草稿发票（Create Draft Invoice）。

此时会出现仅包含费用的 客户发票草稿（Customer Invoice Draft），费用列在 发票行（Invoice Lines） 选项卡中。

{.align-center}

若信息无误，点击 确认（Confirm） 将发票状态从 草稿（Draft） 改为 已过账（Posted）。

发送发票给客户：点击 发送 & 打印（Send & Print），弹出 发送（Send） 窗口，默认已填充消息正文和 PDF 发票，可自行编辑后再次点击 发送 & 打印。发送后窗口关闭，Odoo 会将邮件和 PDF 发票发送给客户，并自动下载 PDF 供存档或打印。

客户付款后，在 客户发票（Customer Invoice） 页面点击 登记付款（Register Payment） 按钮。

{.align-center}

弹出的 登记付款（Register Payment） 窗口已预填相关信息，确认后点击 创建付款（Create Payment）。

付款登记完成后，窗口关闭，发票右上角出现绿色的 已付款（In Payment） 横幅，标识该发票已全额付款，工作流结束。

{.align-center}

::: seealso

  • invoicing_policy
  • time_materials
  • milestone
    :::

[SUMMARY]

向客户重新开具费用发票

  • 安装费用（Expenses）应用
  • 确认或新建销售订单
  • 添加产品并确认订单
  • 进入费用应用，新建费用表单
  • 填写描述、类别、金额、税率、员工、支付方式
  • 附加凭证或拆分费用（可选）
  • 创建报表并提交给经理
  • 经理审核并批准
  • 过账日记账，费用关联销售订单
  • 在订单行中查看已交付的费用
  • 创建草稿发票 → 确认 → 发送 & 打印
  • 客户付款后登记付款
  • 发票显示 “已付款” 横幅，完成整个工作流