文档数字化

文档数字化是指将纸质或电子文档转化为数据库记录的过程。使用 OCR（光学字符识别） 和人工智能技术，Odoo 读取内容并自动创建、填写记录的详细信息。此过程主要用于供应商账单（或退款）。

:::: note ::: title 注意 :::

虽然不常见，但该数字化过程也可以用于客户发票和贷项通知单。需要相应地调整 settings <accounting/bill-digitization/configuration>。 ::::

::: seealso

进入 会计 → 配置 → 设置，在 数字化 部分启用 文档数字化 选项，并选择 供应商账单 是自动处理还是按需处理。

:::: note ::: title 注意 :::

如果启用了 单税单行 选项，则在新供应商账单中每种税只会创建一行，无论实际有多少行。 ::::

供应商账单可以 手动上传 <accounting/bill-digitization/manual-upload>，或发送到 指定的邮件别名 <accounting/bill-digitization/email-alias> 进行数字化。也可以对选定供应商 自动发布 <accounting/bill-digitization/auto-post-bills>。

:::: note ::: title 注意 :::

上传账单后，文档预览会出现在屏幕右侧。 ::::

::: seealso 供应商账单 <../vendor_bills> :::

在会计仪表盘中，将供应商账单拖拽到目标采购日记账，或在该日记账上点击 上传。

可以通过两种方式将供应商账单发送到与相应日记账关联的邮件别名：

  • 使用已配置为发送邮件到别名的扫描仪进行扫描；
  • 直接发送邮件至别名。

每封邮件中附带的 PDF 会自动转换为新的草稿供应商账单。

:::: note ::: title 注意 :::

  • 仅支持 PDF 与 XML 格式通过邮件别名处理。
  • JPEG 文件必须通过 Documents 应用的邮件别名 <documents/email-aliases> 处理。 ::::

添加邮件别名的步骤：

  1. 确保已配置 别名域 <../../../websites/website/configuration/domain_names>。
  2. 系统会自动在 供应商账单 日记账的 高级设置 标签页中创建默认别名 [vendor-bills@] + 别名域。
  3. 若需更改默认别名，进入 会计 → 配置 → 日记账，选择对应日记账，在 高级设置 中编辑 邮件别名。
  4. 如有需要，配置扫描仪将扫描文件发送至该别名。

:::: note ::: title 注意 :::

也可以使用 Documents 应用的邮件别名 <documents/email-aliases> 将供应商账单自动发送到 Finance 文件夹（如 inbox-financial@example.odoo.com）。 ::::

自动发布供应商账单 {#accounting/bill-digitization/auto-post-bills}

:::: note ::: title 注意 :::

使用 自动发布账单 选项前，需要在 文档数字化 <accounting/bill-digitization/configuration> 部分为供应商账单勾选 自动数字化。 ::::

要为特定供应商自动发布已数字化的账单，进入 会计 → 供应商 → 供应商，点击目标供应商，在联系表单的 会计 标签页的 自动化 部分选择 自动发布账单：

  • 始终
  • 在 3 次未编辑验证后询问：当第三张上传的账单在未编辑的情况下确认后，会弹出 自动发布账单 窗口，可选择 激活自动验证、稍后询问 或 永不对该供应商。
  • 从不

:::: note ::: title 注意 :::

自动化在三张已验证且未编辑的账单后触发，故联系人必须已存在于数据库，并且每张上传的账单必须包含账单日期。 ::::

根据 settings <accounting/bill-digitization/configuration>，文档可以自动数字化，也可以在仅按需时手动处理。

要手动对 已上传文档 <accounting/bill-digitization/vendor-bills-upload> 进行数字化，点击 数字化文档。

文档数字化完成后，会出现蓝色横幅，点击 oi-arrow-right 刷新。检查并纠正数字化期间上传的信息：点击相关字段进行编辑，或点击 重新加载 AI 数据 刷新。

完成后点击 确认 发布文档。

:::: tip ::: title 提示 :::

数字化后，如果供应商在数据库中不存在，供应商 字段会保持为空。此时点击 fa-caret-down（下拉箭头），在右侧预览中高亮的供应商名称上点击，即可打开一个预填名称的新供应商表单。 ::::

:::: note ::: title 注意 :::

OCR 能识别的供应商账单字段包括：

  • 供应商、账单编号、账单日期、付款参考（仅比利时格式 +++xxx/xxxx/xxxxx+++）、收款银行、到期日、以及在多币种环境且币种已激活时的 币种。
  • 在 发票行 标签页中：产品 描述/标签、数量、单价、税额（若税已激活；印度本地化不支持 OCR 识别）、未税金额、合计。

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当数字化的供应商账单被 OCR 识别后，Odoo 会在数据库中搜索匹配的采购订单。如果找到，可手动将账单与现有的未结采购订单行匹配。

账单上传并数字化后，点击 采购匹配 智能按钮进入 采购匹配 列表视图，显示所有与账单供应商关联的采购订单行。选中相应的采购订单行以及灰色显示的草稿账单，点击 匹配。

:::: tip ::: title 提示 :::

在 采购匹配 列表视图中，如有必要，可更新采购订单行的 数量 与 单价。 ::::

如果没有与上传的账单供应商关联的采购订单，可直接从账单行创建新采购订单，步骤如下：

  1. 确认上传后账单的 供应商 字段已填写正确。
  2. 点击 采购匹配 智能按钮，选中列表中的草稿账单（灰色），点击 添加到采购订单。
  3. 在弹出的窗口中，在 采购订单 字段输入并选择 创建并编辑。
  4. 在 创建采购订单 窗口中，选择账单对应的供应商，填写所有 必填字段 <purchase/manage_deals/create-new-rfq>，然后 确认。
  5. 回到 采购匹配 列表，选中相应的采购订单行和草稿账单，点击 匹配。

:::: note ::: title 注意 :::

如果采购订单的必填字段缺失，先在 创建采购订单 窗口点击 保存并关闭，随后打开 采购 应用补全字段并 确认 采购订单 <purchase/manage_deals/confirm-order>。 ::::

:::: tip ::: title 提示 :::

  • 带有嵌入 XML 的电子供应商账单可提高处理的准确性与效率。
  • 也可以使用 自动完成 <accounting/vendor_bills/bill-completion> 功能将采购订单信息直接转入账单，无需 OCR。 ::::

文档数字化功能是一项需要预付信用的 应用内购买（IAP） 服务。每数字化一份文档消耗一枚信用。

购买信用可前往 设置应用 <iap/buying_credits> 或 会计 → 配置 → 设置，在 数字化 部分点击 购买信用。

:::: note ::: title 注意 :::

  • 拥有有效订阅的 Odoo Enterprise 用户可免费获得用于测试 IAP 功能的信用（包括演示/培训库、教育库以及单应用免费库）。
  • XML 文件不消耗 OCR 信用，因为它们包含结构化数据，可直接处理，无需 OCR。 ::::

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