费用卡

Odoo 提供实体卡和虚拟费用卡，以实现更好的费用跟踪和管理。使用费用卡可以实时管理费用，在费用交易发生时立即创建费用记录，让管理层能够在费用产生的同时看到费用支出。

消除主动创建费用记录 <log_expenses>的需求，使费用工作流更简化，记录会在购买时自动生成。

要使用费用卡，首先需要配置卡片 <expenses/card-configure>，随后激活卡片 <expenses/card-activate>。在员工使用费用卡之前，需要先创建 Stripe 账户 <expenses/create-stripe>并进行配置，然后向公司 Stripe 账户添加资金 <expenses/add-funds>。当账户中有可用资金（通常需要 2‑3 个工作日才能到账）后，员工即可使用费用卡，资金会从公司 Stripe 账户中扣除。

:::: important ::: title 重要 :::

要创建和使用费用卡，会计和开票应用必须安装 <general/install>。

要访问机密卡片数据（虚拟卡的卡号和 CVV；实体卡的 PIN），员工必须拥有用户 <../../general/users>档案。这些信息只能通过该档案访问。 ::::

:::: note ::: title 注意 :::

费用卡类似预付借记卡，只能在已关联的 Stripe 账户且账户中有资金的情况下使用。 ::::

费用卡目前在以下国家可用：

奥地利比利时克罗地亚塞浦路斯
爱沙尼亚芬兰法国德国
希腊爱尔兰意大利拉脱维亚
立陶宛卢森堡马耳他荷兰
葡萄牙斯洛伐克斯洛文尼亚西班牙

只有在上述国家注册的公司才能创建并使用费用卡。

Odoo 承担创建虚拟卡和实体卡的所有费用。

使用费用卡前需在费用应用 → 配置 → 设置中勾选 费用卡，点击 保存。页面刷新后，费用卡选项下会出现两个字段。

  • 日记账字段默认填入 Stripe Issuing，除非会计部门另有指示，否则不建议更改。
  • 点击 条款与条件 链接弹出 费用卡条款与条件 窗口，阅读后点击 关闭，勾选 我确认同意条款与条件，再点击 保存。

:::: note ::: title 注意 :::

必须同意条款与条件后才能使用费用卡。 ::::

同意后，创建 Stripe 关联账户 <expenses/create-stripe>。

在 费用 应用中确保已启用 费用卡 选项，点击 Connect 创建新的 Stripe Issuing 关联账户。填写 Stripe 提供的 KYC 问卷，审核大约 24 小时。

审核通过后，Refresh 按钮旁会出现绿色 Verified 标记，表示账户已正确配置。

随后公司需向 Stripe 账户添加资金 <expenses/add-funds>。

员工使用费用卡前，需要在公司 Stripe 账户中预置资金。打开 会计 应用，在 Stripe Issuing 看板卡上点击 充值，弹出充值窗口。

在 金额 框填写转入金额，IBAN 与 BIC 已由 Stripe 配置并不可更改，确认后点击 充值 即可发起转账。

:::: note ::: title 注意 :::

用户需使用 SEPA 信用转账（欧元区）将钱汇入显示的 IBAN，合作银行为 Circle Bank。 ::::

:::: important ::: title 重要 :::

转账通常需 2‑3 个工作日处理完毕，资金在转账完成前不可使用。 ::::

在 费用 应用主菜单点击 卡片 进入卡片仪表盘，点击 新建 打开空白表单，填写以下信息：

  • 卡片名称：填写描述性名称，例如 商务差旅 - 柏林（虚拟卡）或 市场部（实体卡）。
  • 持卡人：从下拉框选择使用卡片的人员，系统会自动填入 草稿 字段。
  • 更新信息：点击 更新信息 填写持卡人的姓名、生日、电话、邮箱和地址，所有信息均为必填，用于 Stripe 验证持卡人身份。
    :::: important ::: title 重要 ::: 电话用于双因素认证，可后期更改，修改时原号码会收到提醒。 ::::
  • 类型：选择 实体（需要填写收货地址）或 虚拟（即时可用）。
  • 公司：选择费用所属公司，必须已配置对应的 Stripe Connect 账户。
  • Stripe 日记账：默认 Stripe Issuing，不可修改。

在 支出策略 选项卡中继续配置：

  • 国家：选择卡片可使用的国家，默认填入公司所在国家，需手动添加员工可能前往的其他国家。
  • 类别：若卡片仅限特定消费类别，可在此选择对应的 MCC 类别；留空则可用于任何类别。
    示例：仅允许航空、火车、出租车等交通类支出。
  • 限额：
    1. 总额限额：设定在指定时间段（日、周、月、年或全部时间）内的最高支出金额。
    2. 单笔限额：设定单笔交易的最高金额。
      示例：每月最高 3,000 美元，单笔最高 1,000 美元。

:::: tip ::: title 提示 ::: 限额可随时修改，修改后立即生效。 ::::

:::: important ::: title 重要 ::: 所有费用卡的支付均从同一个 Stripe 账户扣除，建议通过限额防止大额消费快速耗尽账户余额。 ::::

配置完成后，前往 费用 应用 → 卡片 仪表盘查看卡片状态。状态包括：

  • 草稿：表单已填写但未请求或激活。
  • 待处理：已订购实体卡但未激活。
  • 已激活：可使用（卡片上不显示状态横幅）。
  • 已暂停：已挂起，无法进行交易。
  • 已阻止：已取消，不能使用。

点击卡片进入表单，确认所有字段已完成配置后：

  • 若是实体卡，点击 订购（Order）；
  • 若是虚拟卡，点击 激活（Activate）。

:::: note ::: title 注意 :::

实体卡的配送时间为 5‑10 个工作日，订单信息会写入聊天记录并通过邮件通知下单人。 ::::

实体卡在打印邮寄期间状态为 未激活，收到卡片后按照随卡指引激活。虚拟卡点击 激活 即变为 已激活，即可使用。

若想在不使用真实 Stripe 账户的情况下测试功能，可安装 <general/install> Expense Cards: Demo 模块。该模块会创建演示 Stripe 账户、虚拟卡和模拟资金。

:::: note ::: title 注意 :::

已有生产环境 Stripe 账户时不要使用演示模块，否则会覆盖现有配置。 ::::

使用方式与普通信用卡/借记卡相同，区别在于使用的是实体卡还是虚拟卡。

交易完成后，系统会自动在 费用 应用中创建相应的费用记录，并关联到对应卡片，随后需要上传对应的发票凭证。

:::: note ::: title 注意 :::

建议在收到发票后立即拍照上传，以免遗失导致报销被拒。 ::::

打开费用记录：费用 应用 → 卡片 → 选中对应卡片 → 点击 费用 智能按钮。未上传凭证的费用会显示 请上传凭证。

在费用详情页点击 上传凭证，选择本地文件后上传。完成后可对费用进行其他编辑（如手动费用），最后点击 提交，或如果需要分摊到多笔费用则点击 拆分。

:::: important ::: title 重要 :::

若交易不在允许的国家、类别或超出限额，系统会拒绝并在卡片的费用仪表盘中显示为 已拒绝。点击该记录可查看 OdooBot 在聊天窗中给出的拒绝原因。 ::::

使用实体卡时，按照普通预付借记卡的方式刷卡。收到卡片后，持卡人需根据卡片附带的指引激活卡片，然后在 费用 应用中打开卡片（状态为 待处理），点击 激活，输入卡片后四位、确认电话、同意条款即完成激活。

查看 PIN 必须拥有 用户 <../../general/users> 档案。进入 费用 → 卡片 → 选中卡片，输入发送到绑定手机号的六位验证码后，卡片及 PIN 会在弹窗中显示，PIN 只能查看，不能修改。

持卡人同样需要 用户 档案才能获取卡片信息。进入 费用 → 卡片，点击虚拟卡，切换到 卡片详情 选项卡，可看到卡号（仅显示后四位）和有效期。

若需查看完整信息，点击 查看详情，弹出双因素认证窗口，输入发送到手机的六位验证码后，即可看到完整卡号、有效期和安全码。查看完毕后点击 X 关闭窗口。

:::: tip ::: title 提示 :::

Android 用户可将虚拟费用卡添加至 Google Wallet。 ::::

若实体卡遗失或虚拟卡信息泄露，需要在 费用 应用中阻止该卡。打开 费用 → 卡片 → 选中目标卡片，点击 阻止，在弹窗中选择原因（遗失、被盗、其他），确认后卡片即被标记为 阻止，无法再使用。

员工在出差前使用虚拟卡购买机票和酒店。旅行前一周收到航空公司数据泄露通知，涉及信用卡信息。经理在 费用 应用中将该卡 阻止（原因 其他），并为员工重新发放一张新虚拟卡。

员工因长期休假或疾病离岗时，可暂时暂停卡片以防止欺诈消费。操作步骤：费用 → 卡片 → 选中卡片 → 点击 暂停。恢复工作后再次点击 激活 即可。

销售部员工因产假离岗三个月，经理在其费用卡记录中点击 暂停。产假结束后，经理再次点击 激活，卡片恢复使用。