新员工

当雇佣新员工时，第一步是创建一条新员工记录。该记录是一个集中存放员工所有重要信息的地方，包括 通用信息 <employees/general-info>、工作经历和技能 <employees/resume>、各种工作信息 <employees/work-info-tab>、个人详情 <employees/private-info>、工资单相关信息 <employees/payroll>，以及影响与数据库中其他应用集成的各种 设置 <employees/hr-settings>。

创建步骤

  1. 打开 Employees 应用。
  2. 点击左上角的 New 按钮，出现空白的员工表单。
  3. 填写必填信息及其他可选细节。

:::: note ::: title 注意 ::: 公司电话和名称会自动填入 工作电话 与 公司 字段。如果已安装 Appraisals 应用，下次评估日期 字段会自动填入当前日期后六个月的日期。
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填写以下员工详情。

:::: tip ::: title 提示 ::: 表单会在输入数据时自动保存，也可以随时点击 fa-cloud-upload（手动保存）图标手动保存。
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  • 员工姓名：输入员工姓名（必填）。

  • 职位：此字段位于员工姓名下方，可手动填写，也可在 部门 字段下方的 职位 下拉框中选择，以自动填充上方字段。两个字段不必完全一致。

    ::: example 建议职位保持一致，但上方的手动输入字段可提供更具体的信息，例如在 Recruitment 应用中选择 Sales Representative，而在手动输入的 职位 中写 Sales Representative - Subscriptions。
    :::

  • 照片：点击右上角的 fa-pencil（编辑）图标，上传照片。

  • 工作联系信息：填写 工作邮箱、工作电话、工作手机（如未自动填充）。

  • 标签：从下拉菜单选择或键入新标签，标签可在所有员工记录中复用，数量无限。

  • 公司：从下拉菜单选择所属公司，或键入新公司名称后点击 Create 或 Create and edit... 创建。此字段必填。

  • 部门：从下拉菜单选择部门。

  • 职位：从下拉菜单选择职位（受 Recruitment 应用配置）。选择后，上方 职位 字段会自动更新但仍可编辑。

  • 主管：从下拉菜单选择主管。

  • 教练：从下拉菜单选择教练。

  • 下次评估日期：仅在安装 Appraisals 应用时可见，默认根据该应用设置自动生成，可使用日历选择器修改。

:::: note ::: title 注意 ::: 选择部门后，系统会自动填充该部门配置的主管和教练到相应字段。
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:::: tip ::: title 提示 ::: 要编辑已选的 部门、主管、教练 或 公司，点击对应字段右侧的 oi-arrow-right（内部链接）图标打开相应表单进行修改，保存后返回。
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在 简历 标签页中录入员工的工作经历。每条经历需单独录入。首次创建时点击 Create a new entry，弹出 Create Resumé lines 表单。添加后按钮会变为 ADD。

  • 标题：填写过去工作经历的标题。
  • 员工：从下拉框选择对应员工。
  • 类型：选择 Experience、Education、Social Media 或 Internal Certification。如需新类型，键入名称后点击 Create "(Type)"。
  • 显示类型：选择 Classic（普通经历）或 Certification（证书类经历）。
  • 期间：选择开始和结束日期，使用日历弹窗并点击 fa-check（应用）确认。
  • 描述：填写相关细节。

填写完成后，若仅一条记录，点击 Save & Close；若需继续添加，点击 Save & New。

:::: note ::: title 注意 ::: 保存新员工表单后，系统会自动在 简历 标签页添加当前职位和公司，结束日期显示为 [current]。
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在 简历 标签页的 技能 部分录入员工技能，步骤与添加简历行相同。首先需在 Skill Types 中配置技能类型。默认提供 Languages（语言）和 Soft Skills（软技能）两类。

  • 技能类型：选择对应的技能类型。
  • 技能：选择该类型下的具体技能，如未出现则需在 Skill Types 仪表板中先添加。
  • 技能等级：选择预定义的等级，系统会自动显示进度条。等级可在 Skill Types 中创建或修改。

点击 Save & Close 完成单项，或 Save & New 继续添加。也可随时点击对应章节的 ADD 按钮新增行。

:::: important ::: title 重要 ::: 只有拥有 Officer: Manage all employees 或 Administrator 权限的用户才能添加或编辑技能。
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在 Employees 应用 → Configuration → Skill Types 查看或创建技能类型。

  • 技能类型：输入类型名称，作为子技能的父类。
  • 技能：点击 Add a line，输入每个技能名称。
  • 等级：点击 Add a line，输入 Name 与 Progress（0‑100%），并通过切换按钮设定默认等级。
  • 显示颜色：点击颜色框选择显示颜色。

示例：创建 Math 技能类型，添加 Algebra、Calculus、Trigonometry，等级设为 Beginner（25%）、Intermediate（50%）、Expert（100%），默认 Beginner，颜色选黄。

:::: tip ::: title 提示 ::: 填写完成后点击 fa-cloud-upload（手动保存）图标，系统会自动将等级按从高到低排序。
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工作信息 标签页包含员工排班、角色、审批人、远程工作设置和工作地点等信息。

  • 工作地址：从下拉框选择公司默认地址，可通过 oi-arrow-right（内部链接）编辑公司地址。若无则键入新地址并点击 Create 或 Create and edit...。
  • 工作地点：选择 Home、Office、Other，或键入新地点并创建。

仅在拥有 Administrator 或 Officer: Manage all employees 权限且相应应用已安装时可见。每个审批字段只能选择一人，且所选人必须在对应 HR 角色中拥有管理员或相应审批权限。

  • 费用、请假、工时表、考勤：分别选择对应的审批人。

::: important ::: title 重要 ::: 若要在列表中出现，用户必须在 Settings → Manage Users 中的对应角色（如 Expenses、Time Off、Payroll）拥有 Administrator、Team Approver 或 All Approver 权限。
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仅在系统配置中启用 Remote Work 设置后显示。为每个工作日选择默认工作地点（Home、Office、Other），可自行添加新地点。非工作日留空（Unspecified）。

也可在 Employees → Configuration → Work Locations 中统一管理工作地点。创建新地点时需填写 Work Location、Work Address、Cover Image、Company（多公司环境下必填），全部为必填项。

  • 工作时段：选择预设的工作时段（如 Standard 40 hour/week），或在安装 Timesheets 应用后选择 Appointment Resource Default Calendar。点击行末的 oi-arrow-right 可查看并编辑具体每日时段。
  • 时区：选择员工所在时区。

注意：工作时段必须属于公司已定义的工作日程；多公司环境下每家公司需单独配置。

仅在安装 Planning 应用后显示。

  • 角色：从下拉框选择员工可承担的所有角色（需在 Planning 应用中预先配置）。
  • 默认角色：选择员工主要承担的角色，若先选默认角色后再配置角色列表，系统会自动把默认角色加入列表。

此标签页的内容不是创建员工的必填项，但对工资单处理可能必需。建议根据会计和工资部门的要求填写。

  • 私人地址、私人邮箱、私人电话：填写员工的个人联系信息。
  • 银行账户：输入账户号码并点击 Create and edit...，在弹出表单中填写 Bank、BIC/SWIFT、Bank Address、Phone、Email，以及 ABA/Routing 号码和 Account Holder。勾选 Send Money 将状态从 Untrusted 变为 Trusted。

重要：所有银行账户必须标记为 Trusted，否则 Payroll 应用无法处理付款。

  • 通勤距离：填写员工单程通勤距离（可切换单位 km/mi），仅在有通勤福利或税收减免时需要。
  • 私人车辆车牌：填写私人车辆的车牌号。
  • 联系人姓名、联系人电话：填写紧急情况下的联系人信息，建议使用手机。
  • 婚姻状况：选择 Single、Married、Legal Cohabitant、Widower、Divorced。若选择 Married 或 Legal Cohabitant，会出现 配偶全名 与 配偶出生日期 两个字段。
  • 受抚养子女数：填写用于税务计算的受抚养子女数量。
  • 国籍（国家）、身份证号、SSN No、护照号、性别（Male、Female、Other）、出生日期、出生地点、出生国家、非居民（勾选表示居住在外国）。

仅限一条记录，填写最高学历：

  • 证书等级：Graduate、Bachelor、Master、Doctor、Other。
  • 学习领域、学校：填写专业与学校名称。

若员工持有工作签证或许可证，填写以下信息：

  • 签证号、工作许可证号、签证到期日、工作许可证到期日、工作许可证文件（上传）。

不同本地化（localization <../payroll/payroll_localizations>）会导致字段差异。建议与会计部门确认后填写。

通用字段：

  • 法定姓名：用于税务登记的正式姓名。
  • 工资单语言：打印工资单时使用的语言。
  • 员工登记号：员工的登记编号。

::: seealso Payroll 本地化 <../payroll/payroll_localizations> :::

此标签页根据已安装的应用展示不同字段。

  • 员工类型：Employee、Worker、Student、Trainee、Contractor、Freelancer。
  • 关联用户：从下拉框选择数据库中的用户与该员工关联。

重要：员工不一定要是系统用户。若需要让员工成为用户，创建后点击 Create User，系统会自动填充姓名、邮箱、电话、手机和照片。保存后用户即关联。

影响 Fleet 与 Manufacturing 应用：

  • 每小时成本：以 XX.XX 格式填写，用于制造中心计成本（不影响工资单）。
  • 车队移动卡：如适用，填写车队移动卡号码。

仅在安装 Attendances 或 Point Of Sale 应用时出现：

  • PIN 码：用于考勤机或 POS 系统的登录 PIN。
  • 徽章 ID：点击 Generate 生成徽章号码，生成后可点击 Print Badge 打印 PDF，用于 POS 登录或考勤机刷卡。