记录费用

在费用能够报销之前，需要先将每一笔费用记录到数据库中。费用记录可以通过四种方式创建：手动录入费用记录 <expenses/manual_expense>、上传收据 <expenses/upload_receipt>、将收据拖拽 <expenses/drag_and_drop> 到 费用 应用仪表盘，或 发送邮件 <expenses/email_expense> 到预先配置好的邮箱地址。

要记录新费用，打开 费用 应用，默认显示 我的费用 页面。

:::: tip ::: title 提示 :::

此视图也可随时通过 费用应用 --> 我的费用 --> 我的费用 进入。 ::::

点击 新建 按钮，填写加载出的空白费用表单中的以下字段：

  • 描述：为费用输入简短描述，例如 [与客户共进午餐] 或 [展会酒店]。

  • 类别：使用下拉菜单选择最符合费用的 费用类别 <expense_categories>。

  • 总计：以两种方式之一输入费用的总金额

    1. 若费用为单项且类别对应单项，在 总计 字段直接输入金额（此时 数量 字段隐藏）。
    2. 若费用为同一单价的多件，在 单价 显示后，在 数量 字段输入件数，系统会自动计算并在 数量 下方显示总额。

    ::: example 员工每行驶一英里可报销 1 美元，类别为 [MIL] 里程，系统自动填入单价 $1.00，数量设为 48，总计显示 $48.00。 :::

  • 已含税额：若所选类别配置了税率，输入 总计 或 数量 后税率和税额会自动显示。

    :::: note ::: title 注意 ::: 当费用类别配置了税率时，已含税额 会随 总计 或 数量 实时更新。 :::

  • 员工：使用下拉菜单选择费用对应的员工。

  • 付款方：点击单选按钮指明由谁付款并应被报销，可选 员工（待报销） 或 公司。某些类别可能不显示此字段。

  • 费用日期：点击字段弹出的日历窗口，选择费用发生的日期。

  • 账户：若所选类别关联了特定账户，则该账户会显示在 账户 字段；否则默认使用 [600000 费用] 账户，可自行更改。

  • 需转给客户的费用：若费用应由客户承担且类别允许转发费用，使用下拉菜单选择相应的 SO（销售订单） 与客户。保存后仅显示 SO，客户名称会隐藏。

    ::: example 客户要求现场会议，承担包括差旅、酒店和餐饮在内的全部费用。此时所有关联费用的 需转给客户的费用 均填写对应的销售订单。 :::

  • 分析分配：从下拉菜单中选择费用应归属的 项目、部门 或两者，可为每个账户设定百分比。

  • 公司：在多公司数据库中，选择费用所属的公司（默认已填入当前公司）。

  • 备注...：如需补充说明，可在备注字段填写。

创建费用记录后，点击 附加收据 按钮，文件资源管理器弹出后选择收据并点击 打开。收据会记录在 聊天记录 中，收据数量会显示在 fa-paperclip（回形针）图标旁。可为同一费用记录附加多张收据。

通过 上传 PDF 收据 <expenses/upload> 可自动创建费用记录。使用此功能需先启用对应设置并购买 IAP（应用内购买） 积分。

要启用收据扫描，进入 费用应用 --> 配置 --> 设置，勾选 费用数字化（OCR） 复选框后点击 保存。启用后会出现以下选项，选择其一：

  • 不数字化：关闭收据数字化，但不卸载相关模块。
  • 仅按需数字化：仅在点击费用记录中的 数字化文档 按钮时扫描收据。
  • 自动数字化：上传的所有收据都会自动扫描。

下面的两个链接用于管理服务与购买积分：fa-arrow-right Manage Service & Buy Credits（查看账户详情并购买数字化积分）以及 fa-arrow-right View My Services（查看当前服务及剩余积分）。

更多关于文档数字化和 IAP 的信息，请参阅 In-app purchase (IAP) <../../essentials/in_app_purchase> 文档。

:::: note ::: title 备注 ::: 启用 费用数字化（OCR） 会自动安装所需模块；取消勾选会卸载该模块。如需暂时停止数字化，可选择 不数字化，以后再切换其他选项即可重新启用。 ::::

打开 费用 应用，在 我的费用 仪表盘点击 上传，弹出文件资源管理器后选择收据并点击 打开。系统会扫描收据并自动创建费用记录，费用日期 默认填入当天，总计 等字段会根据扫描结果自动填充。随后可点击新建记录进行必要的编辑，扫描后的收据会显示在 聊天记录 中。

在 费用 应用仪表盘上（前提是已启用数字化），将收据文件拖拽至仪表盘，系统会自动扫描并在 生成费用 仪表盘中生成单独的费用记录。点击记录后可修改详情，修改完返回 我的费用 仪表盘即可看到已更新的费用列表。

除了在 费用 应用中手动创建费用外，还可以通过发送邮件到指定别名自动创建费用。

:::: note ::: title 安全提示 ::: 仅接受已认证员工邮箱发送的邮件创建费用。要确认员工邮箱，请在 员工应用 的员工卡片中查看 工作邮箱 字段。 ::::

首先需配置邮件别名：进入 费用应用 --> 配置 --> 设置，勾选 Incoming Emails（收件邮件）复选框。默认别名为 expense@(domain).com，可在 Alias 右侧的字段中修改后点击 保存。

:::: note ::: title 别名配置 ::: 若需要设置域名别名，fa-arrow-right Setup your domain alias 链接会出现在 Incoming Emails 复选框下方，按照 /applications/websites/website/configuration/domain_names 文档进行域名别名配置。 ::::

别名配置完成后，发送邮件至该地址即可创建费用。邮件主题填写产品的 参考代码（如有）和费用金额，附件中加入收据，系统会依据邮件主题信息和收据自动生成费用记录。

:::: tip ::: title 技巧 ::: 在 费用应用 --> 配置 --> 费用类别 中可查看各费用类别的参考代码，列在 Reference 列。要为类别添加参考代码，打开类别表单，在 Reference 字段填写即可。 ::::

::: example 若要通过邮件报销一次 25 美元 的工作餐，邮件主题应写为 [FOOD $25.00]。

  • FOOD 为 餐饮 类别的参考代码。
  • $25.00 为费用金额。 :::